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Déploiement d’un RSE au sein de Virtual Fanatic

Depuis maintenant plus de 2 mois, l’équipe Virtual Fanatic (stratégie digitale) impliquant les activités de Growth, Recruitement et Cloud, utilise un Réseau Social d’Entreprise (RSE) pour ses échanges internes. Je voulais faire un premier retour sur cette expérimentation.

Quelles étaient les attentes d’une telle solution ?
L’équipe Virtual Fanatic est localisée sur au moins trois sites (Orléans, Bucarest et Brasov). Même si nous nous appuyons sur des méthodes agiles, il était important de disposer d’un outil pour organiser nos discussions. Nous recherchions donc une solution simple : à utiliser, à déployer, à partager, … La conduite de changement devait être minimale et une utilisation sur plusieurs plateformes totalement transparentes. Nous cherchions à partager : des documents, des liens, des médias, des idées, bref une hétérogénéité totale.

Quels gains ont été constatés ?
Sur une aussi courte période, il est difficile de présenter des gains tangibles et durables. Toutefois, on peut constater une réduction des échanges de mails (30%) et des conversations plus faciles à suivre que dans un mail. Il devient également plus simple de faire intervenir quelqu’un qui n’était pas impliqué depuis le début. Il accède facilement à l’historique.
Même si le Réseau Social d’Entreprise (RSE) n’est pas directement une base de connaissance organisée, le moteur de recherches est un apport important. Le mail n’étant pas “mort”, il convient de rester vigilant car les réflexes sont difficiles à changer.

Quelles sont les premiers retours d’expériences ?
La conduite de changement a été très simple. Une présentation WebEx d’une demi-heure a été réalisée et enregistrée. Avec une population aguerrie à l’utilisation de Facebook, c’était vraiment simple. Il fallait juste expliquer quelles étaient les conventions que nous allions utiliser. Nous avons privilégié la gestion des groupes (Quand créé-t-on un groupe ? Qui inviter ? …).

Quelle solution a été déployée ?
Après une rapide analyse des solutions sur le marché, la solution qui semblait à même de répondre à nos exigences et notre organisation, nous avons retenu la solution SocialCast de VMWare / Zimbra. La version gratuite hébergée sur Amazon S3 en communauté fermée (un seul domaine de courriel accepté) a été utilisée pour cette expérimentation, c’était suffisant.

Fonctionnalités du produit :

  • Un Facebook-like (messages personnels ou partagés)
  • Une gestion des hashtags (#)(mentions, mots-clés)
  • Un système efficace de notification
  • Une utilisation multi-client (Web, iOS, Androïd, Windows, Mac OSX)
  • La disponibilité d’API (pas encore exploitée)
  • Une bibliothèque d’extensions (connecteur Twitter, Outlook, …)
  • Une gestion simplifiée des utilisateurs

Que manque-t-il à ce genre de solution ?
On peut bien sur être tenté d’étendre le périmètre de ce type d’outils mais il me paraîtrait judicieux d’augmenter le périmètre fonctionnel avec un gestionnaire de tâches partagées (GTD). C’est certainement ce qui est en cours avec Strides. Cela permettrait de faire converger les actions et les discussions.

Il y a un autre point qui me paraît essentiel dans un RSE, c’est l‘intégration du SI. Les outils d’entreprise doivent être impliqués dans le réseau social. Je fais un message où je mentionne l’outil et l’inter-agit avec lui : “@réseau : Manque de mémoire sur ma machine”. L’évolution des outils d’entreprise va tendre vers l’outil unique (navigateur) et certainement vers l’interface unique pour les besoins hors-métier, cette convergence est donc à préparer. Avec une solution ouverte (API), on va dans le bon sens.

Quelle est la suite ?
Pour le moment, nous continuons au sein de Virtual Fanatic à utiliser cette version. Nous préparons une automatisation de l’export des données pour assurer une continuité de l’information. Cette solution n’est pas encore disponible pour les fournisseurs de services de cloud, mais dès qu’elle le sera, nous intégrerons cette solution simple et complète dans le catalogue de services cloud. Il n’y aura pas que cette solution de Réseau Social d’Entreprise (RSE) dans le catalogue. En effet, suivant ce que l’on recherche dans le déploiement d’un Réseau Social d’Entreprise (RSE) et la manière dont est organisé l’entreprise, il ne peut y avoir qu’une seule solution. On recherche toujours à laisser le choix.
Nous étudions comment cette solution pourrait être déployée au sein d’une organisation plus grande en mode projet où les clients pourraient également être impliqués. On pourrait très bien imaginer qu’un groupe représente un projet où les clients, les producteurs ou les outils sont des membres à part entière et qu’ils interagissent entre eux. Plus de mails pour communiquer !

Ce qu’il faut retenir, c’est que la mise en place d’un réseau social n’est pas techniquement difficile. Il convient surtout d’organiser l’animation des groupes. Un Réseau Social d’Entreprise (RSE) est d’abord un projet d’organisation avant d’être un projet technique. Il faut ensuite trouver le RSE qui corresponde aux besoins.

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